Was tun mit den dunklen Daten?

Bild: StudioPortoSabbia/Shutterstock

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Wenn Sie in letzter Zeit umgezogen sind, haben Sie vielleicht die gleiche Erfahrung gemacht wie ich gerade. Beim Ausräumen kamen sie wieder zum Vorschein: Kartons mit alten Unterlagen und Fotos, die man doch schon längst aussortieren wollte. Einfach alles wegwerfen geht nicht und zum Sortieren fehlt jetzt auch die Zeit. Also werden sie in die neue Wohnung mitgenommen, wieder mit dem festen Vorsatz, demnächst alles zu sichten und Überflüssiges zu entsorgen…

Was ist wertvoll und was kann weg?

Folgt man einer aktuellen Untersuchung von Veritas, dann haben die meisten Unternehmen ein ähnliches Problem. Nur dass es sich hier nicht um analoge Kartons, sondern um digitale Datenberge ungleich größeren Ausmaßes handelt. So sollen 66 Prozent aller Unternehmensdaten in Deutschland sogenannte „dark data“, also „dunkle Daten“ sein. Diese nicht klassifizierten Daten belegen immer mehr internen und externen Speicherplatz, ohne dass jemand wirklich den Überblick hat, um was für Daten es sich dabei handelt und welchen Wert sie für das Unternehmen haben. Daneben unterscheidet der Veritas Databerg Report auch noch sogenannte ROT-Daten – redundante, veraltete und triviale Daten (engl. redundant, obsolete, trivial) – die eigentlich nicht mehr benötigt werden, aber im Schnitt noch 19 Prozent der Unternehmensdaten ausmachen. Gerade einmal 15 Prozent der Daten werden als unternehmenskritisch eingestuft, der Rest ist entweder auch noch wertvoll oder kann weg. Die dunklen Daten zu identifizieren und als relevant oder ROT-Daten zu klassifizieren, ist somit die große Herausforderung. Anschließend braucht man noch einen alltagstauglichen Plan zur Reduktion des ROT-Datenberges.

Teure ROT-Daten

Das Aufräumen könnte sich lohnen. Im Gegensatz zur weit verbreiteten Annahme der Anwender, dass Speicherplatz endlos und kostenlos zur Verfügung steht, ist das Speichern und Verwalten wachsender Datenberge durchaus ein ernst zu nehmender Kostenfaktor. So schätzt der Report, dass allein das Datenvolumen der ROT-Daten die Unternehmen im Jahre 2020 weltweit 2,78 Billionen Euro kosten wird.

Aber auch unabhängig vom Kostenfaktor macht das „Aufräumen“ der „dunklen Daten“ Sinn, da sich unter ihnen auch personenbezogene Daten befinden können, für die besondere datenschutzrechtliche Anforderungen gelten.

Erst sichten, dann sichern

Hat man schließlich Licht in das Dunkle seiner Daten gebracht, lohnt sich auch eine Überarbeitung der Backup-Strategie. Dass eine tägliche Sicherung der ROT-Daten nicht viel Sinn macht, versteht sich von selbst. Die frei werdenden Ressourcen kann man für einen besseren Schutz der unternehmensrelevanten Daten verwenden. Wenn sie für die täglichen Geschäftsprozesse unverzichtbar sind, sollten sie am besten fortlaufend gesichert bzw. an einen externen Standort repliziert werden, damit in einem Notfall geschäftskritische Anwendungen schnell wieder betriebsbereit sind. Für Daten, auf die nur noch selten zuggegriffen wird, die aber aus Compliance- oder anderen Gründen weiterhin sicher aufbewahrt werden müssen, reicht eine redundante Datensicherung mit Langzeitarchivierung.

Sowohl  für die Offsite-Datensicherung als Notfallschutz als auch für die Archivierung von Unternehmensdaten bieten sich Objekt-Speicher in der Cloud geradezu an. Die Kosten sind überschaubar, wenn man bedenkt, dass die Daten im Regelfall im Cloud Storage automatisch mehrfach redundant gespeichert werden. Der verfügbare Speicherplatz passt sich an die Datenmenge an und kann auch jederzeit wieder freigegeben werden, ohne noch weitere Kosten zu verursachen. Worauf Unternehmen hier keinesfalls verzichten sollten, ist eine Verschlüsselung der Daten. Viele Backup- und Cloud-Gateway-Produkte haben entsprechende Verfahren bereits integriert. Darüber hinaus können sie meist auch deduplizieren und verkleinern damit automatisch das ROT-Datenvolumen.

Und wer jetzt doch noch nicht dazu kommt, seine Daten zu sortieren, kann die „Daten-Kisten“ auch erst einmal in die Cloud schieben und Platz auf den eigenen Speichersystemen schaffen.

Mehr Informationen zum Global Databerg Report

Unsere Tipps für ein sicheres Offsite-Backup in der Cloud