E-Mail aus der Cloud

Die mobile Arbeitswelt von heute ist ein zweischneidiges Schwert. Auf der einen Seite ist es ziemlich praktisch, wenn man sein Büro immer dabei hat, unterwegs im Zug seine E-Mails abarbeiten und beim Kunden schnell noch ein paar Unterlagen weiterleiten kann. Auf der anderen Seite machen es die allseits verfügbaren und x-fach synchronisierten Daten den IT-Verantwortlichen nicht gerade leicht, für deren Sicherheit zu sorgen. Das betrifft nicht nur die Endgeräte in den Händen der Anwender, sondern fängt bei der zentralen Speicherung der Daten auf dem Server an.

Während größere Unternehmen in der Regel einen eigenen Exchange- oder anderen Groupware-Server betreiben, ist dieser Aufwand kleinen und mittelständischen Firmen meist zu hoch. Wer trotzdem nicht auf einen flexiblen Mail-Zugriff, Gruppenkalender und eine gemeinsame Aufgabenplanung verzichten möchte, greift zum Mail-Service aus der Cloud. Allerdings heißt es hier: Augen auf bei der Standortwahl. Bei personenbezogenen Daten – und dazu gehören nun mal elektronische Mails und Adressbücher  – definiert der Gesetzgeber, wann und wo ein Speicherort vertrauenswürdig ist. Und bei den USA zweifeln immer mehr Experten daran, dass das ohnehin eher schwachbrüstige „Privacy Shield“-Abkommen noch lange Bestand haben wird und raten Unternehmen zu europäischen Alternativen  (mehr dazu im Beitrag: Raus aus den US Clouds?). Eine dieser Alternativen, die auch von den Heise-Redakteuren im c’t-Magazin empfohlen wurde, ist die E-Mail Collaboration Lösung Zimbra.

Zimbra E-Mail & Collaboration

Zimbra ist eine Open Source Software, die sich im Funktionsumfang nicht hinter Microsoft      Exchange verstecken muss. E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben werden mit allen Endgeräten synchronisiert. Der Zugriff funktioniert nicht nur mobil und über das Web-Interface, sondern auch mit den gewohnten Mail Clients wie Microsoft Outlook und Apple Mail sowie dem Zimbra Desktop Client.

Zimbra ist nicht nur eine moderne Business-Mail Lösung, sondern unterstützt auch die Zusammenarbeit im Team. Neben privaten Kontakten und Kalendern, können globale Adresslisten und Gruppenkalender verwaltet, Aufgaben und Termine gemeinsam geplant und Dateien und Notizen ausgetauscht werden. Darüber hinaus können Kollegen über den integrierten Chat bzw. Video Chat direkt miteinander kommunizieren.

Eine Besonderheit von Zimbra sind die Zimlets. Entwickler weltweit nutzen die Open Source Plattform, um mit nützlichen Tools und Erweiterungen den Funktionsumfang auszubauen oder an spezielle Anforderungen anzupassen. Das reicht von „StickyNotes“, einer Art „Post-it“-Notiz für E-Mails bis zur Integration von  OpenPGP für eine sichere  Verschlüsselung der  Kommunikation.

Zimbra als Cloud Service aus deutschen Rechenzentren

Unternehmen, die Zimbra nutzen möchten, müssen die Software nicht im eigenen Rechenzentrum installieren, sondern können die volle Funktionalität auch als Managed Service mieten. Wir bieten Zimbra Accounts nach Bedarf, das heißt, wenn das Unternehmen wächst, wächst auch der Service mit. Firmen, die ihre E-Mail trotzdem lieber auf einem eigenen Zimbra Server speichern wollen, können sich für die Dedicated Hosted Zimbra Variante entscheiden, die ebenfalls dynamisch skalierbar ist.

Da wir für unseren Service ausschließlich Rechenzentren in Deutschland, genauer gesagt im Raum Frankfurt/M. nutzen, sind die Kunden datenschutzrechtlich erst mal auf der sicheren Seite.  Allerdings garantiert ein deutscher Serverstandort allein noch keine Sicherheit. Damit Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit der Daten jederzeit gewahrt bleiben, bieten sowohl die Zimbra Software als auch unser Service ein ganzes Bundle an Maßnahmen.

Schutz der Verfügbarkeit

Die Daten werden redundant in einer hochverfügbaren Cloud-Infrastruktur gespeichert. Redundant ist auch die breitbandige Anbindung ans Internet. Die Rechenzentren befinden sich in Deutschland und sind ISO 27001-zertifiziert. Darüber hinaus schützt ein tägliches Backup der Postfächer vor Datenverlust.

Schutz der Vertraulichkeit und Integrität

Während wir die Server vor Angriffen aus dem Internet schützen, können die einzelnen Postfächer noch zusätzlich abgesichert werden, zum Beispiel mittels einer Zwei-Faktor-Authentifizierung (Mehr dazu in diesem Beitrag.).  Der Zugriff auf die E-Mail und andere Daten erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS). Darüber hinaus kann die Mail wahlweise mit s/MIME oder openPGP verschlüsselt und signiert werden.

Alle Sicherheitsmaßnahmen auf Serverebene nützen natürlich nicht viel, wenn die Daten über eines der synchronisierten Endgeräte in unbefugte Hände geraten. Hier bietet Zimbra den Administratoren die Möglichkeit, Sicherheitsrichtlinien durchzusetzen, wie zum Beispiel das Verwenden einer PIN. Wenn alle Stricke reißen, bleibt im Ernstfall immer noch die „Wipe“-Funktion, mit der via ActiveSync die Daten auf dem Gerät gelöscht werden können.

Schutz vor Spam und Viren

Massenweise Spam, Viren und Mails mit gefährlichen Anhängen möchte niemand in seinem Postfach haben und erst recht nicht auf seinen Endgeräten. Deshalb ist ein guter Spam- und Virenschutz heute ein Muss für jeden E-Mail-Dienst für Unternehmen. Wir schützen alle Zimbra-Konten automatisch mit unserem bewährten Dunkel Mail Security Service. Dieser kombiniert die besten Analyseverfahren am Markt, schützt zuverlässig vor Viren und anderen mailbasierten Gefahren und sorgt für eine effiziente Spam-Abwehr.

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